Ich erlebe es jede Woche: Gastronomen, die ihren Laden mit Herzblut führen, aber keine Ahnung haben, was gestern wirklich passiert ist. Die wissen, dass es voll war. Die wissen, dass die Brigade geschwitzt hat. Aber ob sie Geld verdient haben? Keine Ahnung. Das erfahren sie dann vom Steuerberater — drei Monate später. Und dann ist es zu spät.
F&B Controlling klingt nach Excel-Hölle und BWL-Sprech. Ist es aber nicht. Es ist dein täglicher Realitätscheck. Ohne den fliegst du blind. Und blind fliegen endet in der Gastronomie immer gleich: mit einem Schild im Fenster.
Umsatz ist nicht gleich Gewinn — die drei Zahlen für jeden Morgen
Bevor du den ersten Kaffee trinkst, solltest du drei Zahlen vom Vortag kennen. Erstens: Nettoumsatz. Nicht das, was die Kasse zeigt, sondern was nach Mehrwertsteuer übrig bleibt. Zweitens: Gästeanzahl. Wie viele Leute haben tatsächlich bezahlt? Und drittens: der durchschnittliche Bon. Teile Umsatz durch Gäste — fertig.
Warum das wichtig ist? Weil du sonst nicht weißt, ob dein Team verkauft oder nur serviert. Wenn dein Durchschnittsbon bei 18 Euro hängt und deine Karte locker 25 Euro hergibt, dann stimmt was nicht. Dann fehlt das Upselling. Dann fehlt die Empfehlung. Dann verschenkst du jeden Tag Geld.
„Du kannst keinen Betrieb steuern, dessen Zahlen du nur einmal im Monat siehst."
Wareneinsatz: Die Zahl, die dir zeigt, ob du kochst oder verbrennst
Der Wareneinsatz ist der ehrlichste Indikator, den du hast. Punkt. Wenn du in der Küche 30 Prozent vom Nettoumsatz für Waren ausgibst, bist du im grünen Bereich. Alles darüber frisst deinen Gewinn. Und ja, das musst du wöchentlich wissen — nicht quartalsweise.
Die Rechnung ist simpel: Anfangsbestand plus Einkäufe minus Endbestand gleich Warenverbrauch. Das geteilt durch den Nettoumsatz der Woche mal hundert. Fertig. Keine Software nötig, ein Blatt Papier reicht.
Wenn dein Wareneinsatz plötzlich hochgeht, hast du drei Verdächtige: Schwund, Portionsgrößen oder Einkaufspreise. Alles andere ist Ausrede. Ein guter Küchenchef kontrolliert seine Mise en place und weiß genau, was pro Teller rausgeht. Wer das nicht weiß, ist kein Küchenchef — der ist Koch mit Visitenkarte.
Personalkosten: Der stille Killer im Schichtplan
Hier wird's unbequem. Die meisten Gastronomen wissen nicht, wie viel Prozent vom Umsatz in Löhne fließen. Der Richtwert? 30 bis 35 Prozent maximal, inklusive aller Nebenkosten. Wenn du drüber liegst, hast du entweder zu wenig Umsatz oder zu viel Brigade.
Schau dir den Schichtplan an wie ein Controller, nicht wie ein Kumpel. Wer steht wann, und was bringt diese Schicht rein? Wenn du dienstags drei Leute in der Küche hast und nur 800 Euro Umsatz machst, dann stimmt die Planung nicht. Dann schmeißt du Geld raus — und das jeden Dienstag wieder.
- Täglicher Nettoumsatz, Gästeanzahl und Durchschnittsbon
- Wöchentlicher Wareneinsatz in Prozent
- Wöchentliche Personalkosten-Quote
- Vergleich mit Vorwoche und Vorjahresmonat
Das ist dein Minimum. Kein Nice-to-have, sondern Pflicht. Alles, was darüber hinausgeht — Deckungsbeiträge pro Gericht, Fluktuationskosten, Produktivität pro Mitarbeiter — ist Kür. Aber ohne Pflicht keine Kür.
Mein Fazit
- Controlling ist kein Papierkram, sondern tägliche Führungsaufgabe. Wer seine Zahlen nicht kennt, führt nicht — der hofft.
- Drei Minuten am Morgen für die wichtigsten KPIs sparen dir tausende Euro im Jahr. Mach es zur Routine wie Zähneputzen.
Du musst kein Controller sein. Du musst nur wissen wollen, was in deinem Laden passiert. Der Rest ist Handwerk. Und Handwerk kannst du lernen — wenn du willst.
Meine Frage an dich: Welche Zahl checkst du jeden Morgen als erstes — und welche ignorierst du bewusst?